Privacy policy: Netherlands

Mediaocean privacybeleid - Nederland

Met ingang van 1 juli 2021

Contactgegevens

Mediaocean Systems Ltd

Blue Fin Building, 110 Southwark Street, Londen SE1 0TA VK

Mediaocean Systems Ltd (“Mediaocean”, “we” of “wij”) erkent en eerbiedigt uw privacyrechten met betrekking tot Persoonsgegevens. In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe we Persoonsgegevens die we van u verzamelen of die u ons verschaft zullen gebruiken. Definities vindt u onderaan deze pagina. Iedere wijziging die we in de toekomst aanbrengen in ons privacybeleid wordt op deze pagina gepubliceerd en indien gepast aan u meegedeeld per e-mail of anderszins. De datum waarop het privacybeleid voor het laatst is gewijzigd, vindt u bovenaan op deze pagina.

Bij Mediaocean verzamelen we Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Om ons in staat te stellen de services te leveren die we volgens contracten leveren aan onze klanten, waaronder het verschaffen van systeemupgrades en ondersteuningsservices. Zie hieronder voor meer details.
Om potentiële klanten informatie te verschaffen over onze systemen en services. Klik hier voor meer details hierover.
Om onze medewerkers en potentiële medewerkers te ondersteunen. Als u medewerker bent van Mediaocean, raadpleeg dan het bedrijfshandboek voor meer informatie. Wil u voor Mediaocean werken? Klik hier voor meer details.

We verwerken ook Persoonsgegevens die door onze klanten zijn verzameld in beheerde systemen. Klik hier voor informatie over Persoonsgegevens in onze capaciteiten voor gesloten ecosystemen, en hier voor alle andere oplossingen.

Doorgaans vragen we uw toestemming voordat we uw Persoonsgegevens gebruiken voor een doel dat onverenigbaar is met de doelen waarvoor ze oorspronkelijk verzameld zijn, behalve indien gebruik of openbaarmaking wettelijk is verplicht of toegestaan.

Gegevens die we over u verzamelen

We kunnen de volgende gegevens over u verzamelen en verwerken:

Uw naam, e-mailadres en andere zakelijke contactgegevens;
Uw trainingsprofiel, met inbegrip van details over cursussen die u hebt gevolgd en cursussen die u nog moet voltooien;
Gegevens die u verschaft door formulieren in te vullen op www.mediaocean.com (onze website) of op Mediaocean Support; wanneer u contact met ons opneemt; of wanneer wij contact met u opnemen;
Als u contact met ons opneemt, registreren we deze correspondentie; als u ons Support-team belt, bewaren we voor een beperkte periode een opname van het telefoongesprek voor trainingsdoeleinden;
Registraties van pagina’s en functies die u hebt gebruikt binnen onze webapplicaties (maar niet de gegevens die u in deze applicaties hebt ingevoerd);
Resultaten van enquêtes die we u vragen in te vullen voor onderzoeksdoeleinden, hoewel u hieraan geen gehoor hoeft te geven; en
Details over uw bezoeken aan onze website, met inbegrip van maar niet beperkt tot gegevens over websiteverkeer, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens en de hulpmiddelen waar u gebruik van maakt. We kunnen ten behoeve van systeembeheer informatie verzamelen over uw computer, waaronder uw IP-adres, besturingssysteem en browsertype.

We verzamelen geen Gevoelige Gegevens over u.

We gebruiken Persoonsgegevens op de volgende manieren:

Om uw ervaring op onze website en/of met onze producten en services in het algemeen te verbeteren;
Om snel en effectief op verzoeken op ondersteuning van u te kunnen reageren;
Om indien nodig of gepast contact met u op te nemen, bijvoorbeeld als u een vraag hebt;
Om u informatie, producten of services te verschaffen die u van ons vraagt en om u op de hoogte te stellen als hieraan iets wijzigt;
Om ervoor te zorgen dat onze gegevens over u actueel blijven;
Om verplichtingen uit te voeren die we zijn aangegaan in de overeenkomst tussen het bedrijf van de klant en ons;
Om uw gegevens veilig te houden. Om het risico op ongeautoriseerde toegang tot uw gegevens te minimaliseren kunnen we sommige gegevens van u gebruiken om uw identiteit te verifiëren wanneer u onze website gebruikt of wanneer u contact met ons opneemt per telefoon.

Daarom vragen we u niet om toestemming om deze gegevens te bewaren. U kunt onze online ondersteuningsservices niet gebruiken als u niet bereid bent om deze gegevens te verschaffen.

Hoe wij uw gegevens opslaan en delen

Af en toe worden Persoonsgegevens verzameld van Europese gebruikers overdragen naar de VS en het VK, en mogelijk naar andere landen waar groepsondernemingen van Mediaocean kantoren hebben (Australië, Canada, Duitsland, Frankrijk, India, Maleisië, Nederland, Singapore, VK, VS). Er zijn gegevensoverdrachtovereenkomsten (inclusief EU-modelcontractbepalingen) afgesloten met andere entiteiten van Mediaocean binnen de groep om er zeker van te zijn dat Persoonsgegevens beschermd worden in overeenstemming met de Europese normen inzake gegevensbescherming.

Mediaocean maakt gebruik van cloudgebaseerde softwareoplossingen voor klantenrelatiebeheer, ondersteuning en incidentmanagement en marketingcommunicatie. Deze worden uitgevoerd in datacentra in de VS die conform Tier III, SOC1, SOC2 of ISO 27001 zijn. Op verzoek kunnen meer details worden verschaft. Mediaocean deelt uw naam en zakelijke contactgegevens met deze aanbieders voor de exploitatie van de websites en de gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de hierboven omschreven doeleinden. Alle Persoonsgegevens die door Mediaocean worden overgedragen aan de aanbieders vallen onder de EU-modelcontractbepalingen die van toepassing zijn op de overdracht, verwerking en het gebruik van de gegevens en die elke ongeautoriseerde verdere overdracht van de gegevens verbieden. Mediaocean gebruikt aanvullende beheerde of cloudgebaseerde softwareoplossingen in de VS om interne processen te faciliteren. Wanneer dit het geval is, draagt Mediaocean uw Persoonsgegevens alleen over volgens soortgelijke overeenkomsten inzake gegevensoverdracht.

Onze routine bedrijfspraktijk is om uw gegevens alleen te gebruiken voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we redelijkerwijs van mening zijn dat we ze moeten gebruiken om een andere reden die verenigbaar is met het oorspronkelijke doeleinde. We maken Persoonsgegevens die we verzamelen niet openbaar aan Derde Partijen, behalve aan onze gecontracteerde Subverwerkers zoals hierboven omschreven. We kunnen uw Persoonsgegevens ook openbaar maken aan Derde Partijen om te voldoen aan een wettelijke verplichting om uw Persoonsgegevens openbaar te maken of te delen, of om onze gebruiksvoorwaarden en andere overeenkomsten af te dwingen of toe te passen; of om onze rechten, eigendom of veiligheid te beschermen, of die van onze klanten of anderen met wie wij een contractuele verplichting hebben. Derde Partijen waarmee wij om deze reden Persoonsgegevens kunnen delen, zijn onder meer accountants, auditors en externe juridische adviseurs. Als we om deze reden gegevens openbaar moeten maken, vergewissen we ons ervan dat de Derde Partij (wettelijk of contractueel) verplicht is om ten minste hetzelfde niveau van privacybescherming te verschaffen als verplicht is volgens ons privacybeleid en volgens de toepasselijke wetten (tenzij de openbaarmaking wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld in geval van belastingaangifte of om gehoor te geven aan een gerechtelijke dagvaarding). We zullen uw toestemming vragen voordat we Persoonsgegevens openbaar maken aan een Derde Partij (behalve bij openbaarmaking aan een vertegenwoordiger of contractant die de gegevens uitsluitend namens ons verwerkt of indien openbaarmaking door de wet wordt vereist).

Wij bewaren uw Persoonsgegevens in overeenstemming met het beleid van Mediaocean inzake het bewaren van gegevens en documenten. Dit beleid definieert regels voor het bewaren van gegevens op basis van de aard van de gegevens en het doeleinde waarvoor het is vereist. We vernietigen of verwijderen alle Persoonsgegevens op een veilige manier wanneer ze niet meer nodig zijn.

Hoe we uw gegevens veilig houden

Alle gegevens die u ons verschaft worden bewaard op ofwel onze beveiligde servers in ons datacentrum, ofwel in beveiligde cloudoplossingen zoals hierboven omschreven. Als we u een wachtwoord hebben gegeven (of u er een hebt gekozen) om toegang te krijgen tot bepaalde delen van onze website of om applicaties van Mediaocean te gebruiken, is het uw verantwoordelijkheid om dit wachtwoord vertrouwelijk te houden. U dient een wachtwoord met niemand te delen.

Helaas is gegevensoverdracht via internet niet geheel veilig. We doen ons best om uw Persoonsgegevens veilig te houden, maar we kunnen de veiligheid van uw Persoonsgegevens die naar onze website worden overgedragen, niet garanderen; de overdracht is op uw eigen risico. Zodra we uw gegevens hebben ontvangen, hanteren we strikte procedures en beveiligingsfuncties om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Er wordt gebruik gemaakt van hulpmiddelen voor logische toegang om te garanderen dat toegang tot Persoonsgegevens naar behoren beperkt wordt. Administratieve toegang tot de gegevens wordt beperkt tot geautoriseerde medewerkers. Er zijn ook fysieke en netwerkbeveiligingsmaatregelen genomen om de toegang tot computerapparatuur te beperken. De beveiligingsmaatregelen die we hebben genomen om Persoonsgegevens te beschermen, worden jaarlijks gecertificeerd. We krijgen ook beveiligingsrapporten van onze cloudserviceaanbieders om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de vereiste normen.

Koppelingen en services van Derde Partijen

Onze website kan koppelingen naar websites van Derde Partijen bevatten. We hebben geen controle over deze websites en dit privacybeleid is niet van toepassing op gegevens die u aan deze websites verschaft of die door deze websites verzameld worden. We raden u aan het privacybeleid van een website van een Derde Partij die u bezoekt te lezen voordat u gegevens verschaft aan de eigenaar van die website.

Uw rechten onder dit beleid

U hebt het recht om van ons bevestiging te vragen of wij Persoonsgegevens van u bewaren. U kunt ons vragen naar het doel waarvoor we de gegevens bewaren, met wie we ze delen en volgens welke criteria we bepalen hoe lang we ze aanhouden. Als uw Persoonsgegevens in het buitenland worden bewaard, kunt u ons vragen hoe we ons ervan vergewist hebben dat de gegevens veilig zijn. U kunt ons ook vragen om u een kopie te verschaffen van Persoonsgegevens die we van u bewaren, onder voorbehoud van bevestiging van uw identiteit (zo lang dit de rechten en vrijheden van anderen niet schaadt). We brengen u niets in rekening voor het verschaffen van deze gegevens, maar behouden wel het recht om een redelijke vergoeding in rekening te brengen voor de administratieve kosten van eventuele aanvullende kopieën.
Als u vaststelt dat de Persoonsgegevens die we van u bewaren onjuist zijn, hebt u het recht ons te vragen de gegevens die we bewaren te corrigeren.
U hebt het recht om af te zien van gebruik van uw Persoonsgegevens (opt out) voor marketingdoeleinden door contact met ons op te nemen of door u te laten uitschrijven via de koppeling onderaan onze e-mails.
U hebt het recht om op bepaalde gronden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens; u kunt ook op bepaalde gronden verzoeken om wissing of beperking van de verwerking van Persoonsgegevens. Voor meer informatie over hoe u dit kunt doen, zie Klachten hieronder.
Als u niet tevreden bent met de wijze waarop wij een klacht hebben behandeld of uw Persoonsgegevens verwerken, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kinderen jonger dan 13 jaar

Onze websites en services zijn niet bedoeld voor kinderen onder de 13 jaar. Niemand onder de 13 jaar mag Persoonsgegevens verstrekken op of aan de website. We verzamelen niet opzettelijk Persoonsgegevens van kinderen onder de 13 jaar. Gebruik of verstrek geen gegevens op deze website of aan of via functies op deze website als u onder de 13 jaar bent. Als we erachter komen dat we zonder verificatie van ouderlijke toestemming Persoonsgegevens hebben verzameld of ontvangen van een kind onder de 13 jaar, verwijderen we deze gegevens. Als u vermoedt dat we gegevens hebben van of over een kind onder de 13 jaar, kunt u contact met ons opnemen via Infosec&Compliance@mediaocean.com.

Klachten

We streven ernaar een oplossing te vinden voor klachten over privacy of onze verzameling of ons gebruik van Persoonsgegevens. Hebt u vragen of klachten over dit privacybeleid of over onze behandeling van uw Persoonsgegevens? Neem dan contact op met datasecurity@mediaocean.com.

We zullen samenwerken met de Nederlandse Toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, en andere relevante overheidsinstanties, rechtshandhavingsinstanties en gerechtelijke autoriteiten bij onderzoek naar privacyklachten of naar vermoedelijke schendingen van privacywetten of de privacybeloften van Mediaocean, alsook bij het rectificeren van niet-conforme praktijken. Medewerkers of contractanten die deze principes schenden, kunnen worden blootgesteld aan disciplinaire maatregelen met inbegrip van beëindiging van het dienstverband of het niet verlengen van het contract, bovenop andere wettelijke maatregelen die kunnen worden genomen door Mediaocean, zijn klanten of de betrokken personen en hun vertegenwoordigers.

Definities

In dit privacybeleid worden de volgende termen gebruikt:

Persoonsgegevens zijn gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer, onafhankelijk van het medium of formaat waarin de gegevens zijn opgeslagen.
Een Derde Partij is een entiteit of persoon anders dan u, Mediaocean of zijn klanten. Hiertoe behoren aanbieders van cloudgebaseerde softwareoplossingen en Subverwerkers.
Gevoelige Gegevens zijn bijzondere categorieën Persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU, zoals gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opinies, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap, biometrische of genetische gegevens, gezondheid of seksleven/seksuele oriëntatie.
Een Toezichthouder is een onafhankelijke overheidsinstantie die is opgericht door een EU-lidstaat om toezicht te houden op de toepassing van EU-wetgeving voor gegevensbescherming.